Et af Ferskvandscentrets og AQUAs overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.
Ferskvandscentrets og AQUA ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Ferskvandscentret og AQUA håndterer dine personoplysninger.
Den selvejende institution Ferskvandscentret driver en række forretningsområder, herunder hotel og konferencevirksomhed (Gl. Skovridergaard Hotel og Konferencecenter samt Vejlsøhus Hotel og Konferencecenter), kursusvirksomhed samt udlejning af erhvervslokaler. Den selvejende institution AQUA Akvarium & Dyrepark driver en attraktion med bl.a. ferskvandsakvarium og dyrepark. Både Ferskvandscentret og AQUA Akvarium & Dyrepark er dataansvarlig.
Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
AQUA Akvarium & Dyreparks kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution AQUA Akvarium & Dyrepark Ferskvandsakvarium
Vejlsøvej 55
8600 Silkeborg
I det følgende er forkortelsen FVC/AQUA anvendt i stedet for ”Ferskvandscentret og/eller AQUA Akvarium & Dyrepark”.
FVC/AQUA håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
FVC/AQUA indgår aftaler med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af FVC/AQUA’s serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til FVC/AQUA, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af FVC/AQUA.
Det samme gør sig gældende for de eventuelle personoplysninger, som leverandører til FVC/AQUA afgiver til FVC/AQUA i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med virksomheder.
Personoplysninger indsamles af FVC/AQUA på følgende vis:
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående, vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.
FVC/AQUA indsamler følgende personoplysninger:
En gæst/kunde eller leverandør kan frivilligt og efter eget valg give FVC/AQUA yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for FVC/AQUA’s betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne personfølsomme oplysninger, opfatter FVC/AQUA dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse om den pågældende.
Udover de oplysninger, som FVC/AQUA modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil FVC/AQUA i nogle tilfælde indhente og/eller behandle yderligere oplysninger, som FVC/AQUA har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.
Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om FVC/AQUA’s vilkår og betingelser samt om FVC/AQUA’s persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det nødvendige juridiske grundlag for indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente eventuelt nødvendigt samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
FVC/AQUA anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og FVC/AQUA er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved bestillinger og bookinger gemmer FVC/AQUA de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet i op til 3 måneder, hvorefter oplysningerne slettes. Ved køb på webshoppen gemmer vi oplysningerne iht. bogføringsloven.
Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør henvender sig med spørgsmål, hvis der er fejl i bestillingen, eller lignende.
FVC/AQUA indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, gæstebesøg, kursus eller køb/salg af produkter eller ydelser.
Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger FVC/AQUA indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
FVC/AQUA vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med FVC/AQUA, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling, besøg kursus og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil FVC/AQUA behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer, kurser, besøg mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil FVC/AQUA’s behandling af personoplysninger finde sted som led i, at FVC/AQUA forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
En sådan legitim interesse kan f.eks. være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos FVC/AQUA og kvaliteten af FVC/AQUA’s serviceydelser og produkter.
Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg på FVC/AQUA oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender FVC/AQUA alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.
I nogle situationer modtager FVC/AQUA personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om FVC/AQUA’s vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
FVC/AQUA er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.
Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder:
Hvis nogle af de oplysninger, som FVC/AQUA har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor, som FVC/AQUA er lovmæssigt forpligtede til at gemme.
Muligheden for at få slettet oplysningerne kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.
Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede FVC/AQUA om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som FVC/AQUA er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte FVC/AQUA hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med FVC/AQUA.
Skriftlig anmodning sendes til Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1.
FVC/AQUA vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende oplysningerne til den registreredes e-mailadresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil FVC/AQUA vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og FVC/AQUA vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
FVC/AQUA tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
Søger du en stilling hos FVC/AQUA behandles de oplysninger, som du har afgivet i forbindelse med din ansøgning.
Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse, herunder dit CV.
I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan FVC/AQUA bede kandidaterne om at gennemføre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af vores interne HR-konsulent, den relevante afdelingsleder og dennes chef.
FVC/AQUA bruger oplysningerne til at vurdere, om FVC/AQUA ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
Dine oplysninger opbevares blandt andet i FVC/AQUA personalearkiv (elektronisk).
Det er alene relevante ledere, økonomiafdelingen/administrationen og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysningerne.
Hvis du bliver ansat i Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med FVC/AQUA’s persondatapolitik for medarbejdere, som du finder på FVC/AQUA’s intranet (Bølgen).
Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet, medmindre kandidaten efter modtagelse af bekræftelse på ansøgningen beder om at få disse slettet.
FVC/AQUA kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.
FVC/AQUA beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som FVC/AQUA behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at FVC/AQUA sletter dine oplysninger, kan du henvende dig til Ferskvandscentrets økonomiafdeling via e-mail til gage@fvc.dk eller via telefon 89 21 21 11.
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.
FVC/AQUA beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer/ansatte hos FVC/AQUA, der har i kraft af deres jobfunktion, har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.
FVC/AQUA kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.
FVC/AQUA tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil FVC/AQUA underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
FVC/AQUA’s sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
FVC/AQUA benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
FVC/AQUA indgår løbende databehandleraftaler med alle FVC/AQUA’s leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et nødvendigt og højt beskyttelsesniveau hvad angår de registreredes personoplysninger.
For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler FVC/AQUA udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, undervisere, guider etc.
FVC/AQUA deler og videregiver desuden de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i FVC/AQUA gæsten/kunden benytter sig af.
FVC/AQUA er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.
FVC/AQUA sletter dine personoplysninger, når FVC/AQUA lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Ferskvandscentret eller AQUAs behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:
Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet
AQUAs kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution AQUA Ferskvandsakvarium
Vejlsøvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet
Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.
Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.
Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Ferskvandscentrets og AQUAs hjemmeside.
Klage over FVC/AQUA’s behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Telefon 3319 3200 – E-mail: dt@datatilsynet.dk
AQUA Akvarium & Dyrepark Vejlsøvej 55 8600 Silkeborg
