Persondatapolitik for
Ferskvandscentret og AQUA

Et af Ferskvandscentrets og AQUAs overordnede m√•l er at opretholde det h√łjeste niveau af sikkerhed for vores g√¶ster, kunder og medarbejdere ‚Äď dette g√łr sig ogs√• g√¶ldende, n√•r det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.

Ferskvandscentrets og AQUA √łnsker med denne politik at kortl√¶gge p√• klar og overskuelig vis, hvordan Ferskvandscentret og AQUA h√•ndterer dine personoplysninger.¬†

Dataansvarlig

Den selvejende institution Ferskvandscentret driver en r√¶kke forretningsomr√•der, herunder hotel og konferencevirksomhed (Gl. Skovridergaard Hotel og Konferencecenter samt Vejls√łhus Hotel og Konferencecenter), kursusvirksomhed samt udlejning af erhvervslokaler. Den selvejende institution AQUA Akvarium & Dyrepark driver en attraktion med bl.a. ferskvandsakvarium og dyrepark. B√•de Ferskvandscentret og AQUA Akvarium & Dyrepark er dataansvarlig.

Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejls√łvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Adm. direkt√łr Knud Bundgaard

AQUA Akvarium & Dyreparks kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution AQUA Akvarium & Dyrepark Ferskvandsakvarium

Vejls√łvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Adm. direkt√łr Knud Bundgaard

I det f√łlgende er forkortelsen FVC/AQUA anvendt i stedet for ‚ÄĚFerskvandscentret og/eller AQUA Akvarium & Dyrepark‚ÄĚ.

FVC/AQUA håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

FVC/AQUA indg√•r aftaler med g√¶ster, kunder og leverand√łrer om levering ‚Äď k√łb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

N√•r en g√¶st/kunde, bestiller og k√łber √©n eller flere af FVC/AQUA‚Äôs serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til FVC/AQUA, giver denne samtidig sit samtykke til, at g√¶stens/kundens/leverand√łrens personoplysninger kan behandles af FVC/AQUA.

Det samme g√łr sig g√¶ldende for de eventuelle personoplysninger, som leverand√łrer til FVC/AQUA afgiver til FVC/AQUA i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indg√•else af aftaler med virksomheder.

FVC/AQUA’s indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af FVC/AQUA p√• f√łlgende vis:

  • N√•r en g√¶st/kunde ‚Äď eller en repr√¶sentant for denne – v√¶lger at indhente tilbud p√• og/eller k√łbe en af FVC/AQUA‚Äôs serviceydelser/produkter, eller n√•r en leverand√łr afgiver tilbud eller s√¶lger serviceydelser/produkter til FVC/AQUA.
  • Fra business to business (B2B) marked.
  • Gennem browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af FVC/AQUA‚Äôs digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i FVC/AQUA‚Äôs kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement p√• Ferskvandscentrets forretningsomr√•ders og/eller AQUA Akvarium & Dyrepark nyhedsbreve.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Via video- og tv-overv√•gning.
  • N√•r leverand√łrer indg√•r aftaler med FVC/AQUA eller afgiver tilbud til FVC/AQUA.

 

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående, vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Oplysninger som FVC/AQUA indsamler

FVC/AQUA indsamler f√łlgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, f√łdselsdato samt andre almindelige ikke personf√łlsomme personoplysninger.
  • Betalingskortoplysninger ‚Äď typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold eller entre/√•rskort.
  • Demografiske oplysninger.
  • K√łbshistorik herunder ogs√• brugen af FVC/AQUA‚Äôs app og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af FVC/AQUA‚Äôs kunde/loyalitetsprogram.
  • Oplysninger fra FVC/AQUA‚Äôs kundeunders√łgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.
  • Oplysninger fra FVC/AQUA‚Äôs sociale medier og andre digitale platforme tilh√łrende FVC/AQUA.
  • Oplysninger om g√¶stens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverand√łrers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og n√łglepersoner herunder key accounts.

En g√¶st/kunde eller leverand√łr kan frivilligt og efter eget valg give FVC/AQUA yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for FVC/AQUA‚Äôs betjening/servicering af g√¶sten/kunde/leverand√łren, eller som den p√•g√¶ldende mener b√łr gives af sikkerhedsm√¶ssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • S√¶rlige f√łdevarepr√¶ferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

 

Hvis en g√¶st/kunde/leverand√łr frivilligt og efter eget valg v√¶lger at afgive s√•danne personf√łlsomme oplysninger, opfatter FVC/AQUA dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse om den p√•g√¶ldende.

Udover de oplysninger, som FVC/AQUA modtager direkte fra g√¶ster/kunder /leverand√łrer, vil FVC/AQUA i nogle tilf√¶lde indhente og/eller behandle yderligere oplysninger, som FVC/AQUA har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilf√¶ldet, er den p√•g√¶ldende tredjepart pligtig til at informere de p√•g√¶ldende g√¶ster/kunder/leverand√łrer om FVC/AQUA‚Äôs vilk√•r og betingelser samt om FVC/AQUA‚Äôs persondatapolitik. Det er ogs√• den p√•g√¶ldende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det n√łdvendige juridiske grundlag for indsamling og behandling af de p√•g√¶ldende oplysninger, herunder indhente eventuelt n√łdvendigt samtykke til behandling af eventuelle f√łlsomme oplysninger.

Betaling med betalingskort

FVC/AQUA anvender DIBS¬†www.dibs.dk (Nets), til indl√łsning af betalinger med betalings- og kreditkort.¬† DIBS og FVC/AQUA er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer FVC/AQUA de oplysninger, som g√¶sten/kunden/leverand√łren har givet i op til 3 m√•neder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover h√•ndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en g√¶st/kunde/leverand√łr henvender sig med sp√łrgsm√•l, hvis der er fejl i bestillingen, eller lignende.

Hvad er formålet med indsamlingen?

FVC/AQUA indsamler alene personoplysninger, som er n√łdvendige for at opfylde de aftaler, der indg√•s med g√¶ster/kunder/leverand√łrer om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, g√¶stebes√łg, kursus eller k√łb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger FVC/AQUA indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af g√¶sters/kunders booking og k√łb af FVC/AQUA‚Äôs serviceydelser.
  • Behandling af leverand√łrers tilbud om og salg af produkter og ydelser.
  • Kontakt til g√¶sten/kunden f√łr, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af g√¶stens/kundens anmodning om tilbud p√• eller k√łb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af FVC/AQUA‚Äôs serviceydelser.
  • Tilpasning af FVC/AQUA markedsf√łring og √łvrige kommunikation.
  • Analyse af g√¶ster/kunders/leverand√łrers brugeradf√¶rd og markedsf√łring overfor disse.
  • Tilpasning af FVC/AQUA‚Äôs samarbejdspartneres kommunikation og markedsf√łring til g√¶ster/kunder/leverand√łrer.
  • Administration af g√¶sters/kunders/leverand√łrers relation til FVC eller AQUA, herunder eventuel deltagelse i FVC/AQUA‚Äôs kunde/loyalitetsprogram.

Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende g√¶ster efter udl√¶ndingelovgivningen og pasbekendtg√łrelsen.

Det juridiske grundlag for behandlingen

FVC/AQUA vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er n√łdvendigt for at opfylde en aftale med FVC/AQUA, som en g√¶st/kunde eller en leverand√łr er part i. Det kan for eksempel v√¶re i forbindelse med hotelophold, m√łdeafvikling, bes√łg kursus og/eller h√•ndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverand√łraftaler.

Yderligere vil FVC/AQUA behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af m√łder, selskaber, konferencer, kurser, bes√łg mv. samt forud for indg√•else af leverand√łraftaler.

I nogle tilf√¶lde vil FVC/AQUA‚Äôs behandling af personoplysninger finde sted som led i, at FVC/AQUA forf√łlger en legitim/saglig interesse, som g√•r forud for g√¶stens/kundens/leverand√łrens (den registreredes) interesser.

En s√•dan legitim interesse kan f.eks. v√¶re udarbejdelse af statistik, kundeunders√łgelser, markedsf√łring og analyse af generel g√¶ste/kundeadf√¶rd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos FVC/AQUA og kvaliteten af FVC/AQUA‚Äôs serviceydelser og produkter.

Hvis en g√¶st/kunde i forbindelse med dennes ophold/bes√łg p√• FVC/AQUA oplyser s√¶rlige personlige pr√¶ferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsm√¶ssige oplysninger, handicap, religi√łs overbevisning eller lignende, anvender FVC/AQUA alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til g√¶stens/kundens personlige pr√¶ferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager FVC/AQUA personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. N√•r dette sker, er den p√•g√¶ldende tredjepart p√•lagt at orientere de p√•g√¶ldende g√¶ster/kunder/leverand√łrer om FVC/AQUA‚Äôs vilk√•r og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

FVC/AQUA er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende g√¶ster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst √©t √•r og h√łjest to √•r.

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/g√¶ster/leverand√łrer) forskellige rettigheder:

  • En registreret har til enhver tid ret til at f√• indsigt i, hvilke personoplysninger FVC/AQUA behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at f√• berigtiget og opdateret de personoplysninger, som FVC/AQUA har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at f√• slettet de personoplysninger, som FVC/AQUA har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som FVC/AQUA ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilf√¶lde betyde, at FVC/AQUA ikke kan opfylde evt. indg√•ede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som FVC/AQUA har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor, som FVC/AQUA er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at få slettet oplysningerne kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede FVC/AQUA om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som FVC/AQUA er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte FVC/AQUA hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med FVC/AQUA.

Skriftlig anmodning sendes til Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1.

FVC/AQUA vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende oplysningerne til den registreredes e-mailadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil FVC/AQUA vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og FVC/AQUA vil i s√• fald gennemf√łre √¶ndringer eller sletning s√• hurtigt som muligt.

FVC/AQUA tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikan√łs gentagelse eller som kr√¶ver uforholdsm√¶ssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som p√•virker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil v√¶re uforholdsm√¶ssigt ressourcekr√¶vende eller meget kompliceret at im√łdekomme anmodningen.

Hvis du ans√łger om en stilling hos Ferskvandscentret eller AQUA

S√łger du en stilling hos FVC/AQUA behandles de oplysninger, som du har afgivet i forbindelse med din ans√łgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse, herunder dit CV.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan FVC/AQUA bede kandidaterne om at gennemf√łre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af vores interne HR-konsulent, den relevante afdelingsleder og dennes chef.

FVC/AQUA bruger oplysningerne til at vurdere, om FVC/AQUA √łnsker at tilbyde dig ans√¶ttelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares blandt andet i FVC/AQUA personalearkiv (elektronisk).

Det er alene relevante ledere, √łkonomiafdelingen/administrationen og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysningerne.

Hvis du bliver ansat i Ferskvandscentret eller AQUA Akvarium & Dyrepark, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med FVC/AQUA‚Äôs persondatapolitik for medarbejdere, som du finder p√• FVC/AQUA‚Äôs intranet (B√łlgen).

Ans√łgninger fra kandidater, der ikke ans√¶ttes, opbevares som hovedregel i 6 m√•neder efter afslaget er givet, medmindre kandidaten efter modtagelse af bekr√¶ftelse p√• ans√łgningen beder om at f√• disse slettet.

FVC/AQUA kan i visse tilf√¶lde ogs√• videregive dine personoplysninger, hvis det er p√•kr√¶vet if√łlge loven, en domstolsafg√łrelse eller g√¶ldende lovgivning.

FVC/AQUA beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.

Hvis du √łnsker adgang til de oplysninger, som FVC/AQUA behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du √łnsker at FVC/AQUA sletter dine oplysninger, kan du henvende dig til Ferskvandscentrets √łkonomiafdeling via e-mail til¬†gage@fvc.dk¬†eller via telefon 89 21 21 11.

Du kan til enhver tid g√łre indsigelse mod, at oplysninger om dig g√łres til genstand for yderligere behandling.

Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

FVC/AQUA beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentligg√łrelse og mod at uvedkommende f√•r adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos FVC/AQUA, der har i kraft af deres jobfunktion, har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

FVC/AQUA kontrollerer l√łbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

FVC/AQUA tager l√łbende backup af de registrerede personoplysninger.

I tilf√¶lde af et sikkerhedsbrud, hvor der en h√łj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, √łkonomisk tab, tab af omd√łmme eller anden form for misbrug, vil FVC/AQUA underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet s√• hurtigt som muligt.

FVC/AQUA‚Äôs sikkerhedsprocedurer bliver l√łbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

FVC/AQUA benytter sig af en r√¶kke eksterne leverand√łrer af IT-services, IT-systemer, betalingsl√łsninger, etc.

FVC/AQUA indg√•r l√łbende databehandleraftaler med alle FVC/AQUA‚Äôs leverand√łrer, hvorved det ogs√• i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et n√łdvendigt og h√łjt beskyttelsesniveau hvad ang√•r de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at im√łdekomme g√¶ster og kunders behov deler FVC/AQUA udvalgte personoplysninger med eksterne leverand√łrer s√•som restauranter, hoteller, undervisere, guider etc.

FVC/AQUA deler og videregiver desuden de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til s√łstervirksomheder. Form√•let med denne deling er at kunne give g√¶sten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i FVC/AQUA g√¶sten/kunden benytter sig af.

FVC/AQUA er i nogle tilf√¶lde lovm√¶ssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som f√łlge af en afg√łrelse fra en offentlig myndighed.

FVC/AQUA sletter dine personoplysninger, n√•r FVC/AQUA lovm√¶ssige forpligtelse oph√łrer, eller n√•r form√•let med at indsamle og behandle oplysningerne ikke l√¶ngere er til stede.

Cookies

Ferskvandscentret og AQUA anvender cookies til de digitale ydelser.

En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren p√• din computer, smartphone, iPad eller hvad du ellers surfer nettet med, n√•r du bes√łger hjemmesiden. Cookies g√łr det muligt at genkende din compu¬≠ter mv. og samle information om, din adf√¶rd p√• nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der bes√łges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilf√¶lde er cookies den eneste m√•de, at f√• et website til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger p√• din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites.

Kontakt

Hvis du har sp√łrgsm√•l, kommentarer eller klager til Ferskvandscentret eller AQUAs behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejls√łvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet

AQUAs kontaktoplysninger er:
Den selvejende institution AQUA Ferskvandsakvarium
Vejls√łvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet

Medf√łrer dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.

Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Eventuelle √¶ndringer af persondatapolitikken meddeles ved offentligg√łrelse af nye vilk√•r og betingelser p√• Ferskvandscentrets og AQUAs hjemmeside.

Klage

Klage over FVC/AQUA‚Äôs behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 K√łbenhavn K, Telefon 3319 3200 – E-mail:¬†dt@datatilsynet.dk